So machen Sie Ihre Kundendaten bereit für Shopware

Einleitung

Die Migration einer E-Commerce-Plattform ist ein komplexes Projekt, und einer der wichtigsten Punkte dabei sind Ihre Kundendaten. Bevor Sie eine neue Website starten oder zu einer Plattform wie Shopware wechseln, müssen Sie sicherstellen, dass alle Kundendaten korrekt, vollständig und richtig formatiert sind. Wenn Sie sich im Vorfeld die Zeit nehmen, die Kundendaten vorzubereiten, können Sie sich später große Probleme ersparen. Dies hilft, verlorene Konten, fehlerhafte Logins, Datenschutzprobleme und unzufriedene Kunden zu vermeiden. Kurz gesagt: Die Vorbereitung der Kundendaten ist entscheidend für eine erfolgreiche Migration, da sie sicherstellt, dass Ihre Käufer einen reibungslosen Übergang zur neuen Plattform erleben, ohne sich neu registrieren oder ihre Kontodaten korrigieren zu müssen.

Saubere und gut strukturierte Kundendaten ermöglichen es Ihrer neuen E-Commerce-Website, sofort einsatzbereit zu sein. Alle Funktionen – von personalisiertem Marketing bis hin zur Bestellhistorie im Kundenkonto – funktionieren nur dann reibungslos, wenn die Daten korrekt migriert werden. Schlechte Datenqualität kann dagegen zu Login-Problemen, fehlenden Bestellungen oder sogar Datenschutzverstößen führen. In den folgenden Abschnitten erklären wir genau, wie Sie Ihre Kundendaten für eine Migration auf eine neue E-Commerce-Plattform vorbereiten. Wir definieren die relevanten Datentypen, führen Sie durch die einzelnen Schritte und geben spezifische Tipps für Shopware (wobei die Prinzipien auf jede Plattform anwendbar sind). Am Ende haben Sie einen umfassenden Plan zur reibungslosen und sicheren Migration von Kundenkonten.

Kategorien von Kundendaten verstehen

Bevor Sie mit dem Migrationsprozess beginnen, ist es wichtig zu wissen, welche Kundendaten Sie erfassen und vorbereiten müssen. Kundendaten sind mehr als nur eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen – sie umfassen mehrere Kategorien, die jeweils sorgfältig behandelt werden müssen:

• Persönliche Informationen: Dazu gehören grundlegende Kontodaten wie vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungs- und Lieferadressen, Geburtsdatum (falls erfasst) sowie Benutzername oder Konten-ID. Diese Daten ermöglichen das Einloggen und helfen Ihnen dabei, Ihre Kunden zu identifizieren. Die Korrektheit und Standardisierung dieser Informationen (z. B. einheitliche Adressformate) ist entscheidend für eine reibungslose Migration.
• Bestellhistorie: Die Bestell- oder Kaufhistorie ist häufig mit Kundenkonten verknüpft. Dazu gehören vergangene Bestellungen, gekaufte Artikel, Daten, Bestellwerte und eventuell gesammelte Treuepunkte oder Prämien. Bei der Migration können Sie entscheiden, ob Sie die komplette Bestellhistorie mitnehmen möchten. Falls ja, ist jede Bestellung in der Regel mit einem Kundenkonto verknüpft. Die Übertragung der Historie kann für den Kundenservice (z. B. „Wo ist meine letzte Bestellung?“) und fürs Marketing (z. B. treue Kunden erkennen) sehr hilfreich sein – erhöht aber auch die Komplexität. Wenn vollständige Daten nicht migriert werden können, sollten zumindest Zusammenfassungen (wie Gesamtausgaben, Treuestatus oder letztes Bestelldatum) übertragen werden.
• Präferenzen: Dazu zählen Einstellungen, die ein Kunde in seinem Konto vorgenommen hat. Beispiele sind bevorzugte Sprache, bevorzugte Währung, Kommunikationspräferenzen (z. B. Newsletter oder SMS), Wunschlisten oder Lieblingsartikel, gespeicherte Zahlungsmethoden sowie sonstige Personalisierungen. Falls Ihre Website z. B. Wunschlisten oder gespeicherte Warenkörbe unterstützt, zählen auch diese zur Datenstruktur des Kunden. Beim Wechsel sollten zentrale Einstellungen übernommen werden, damit sich Kunden auch auf der neuen Seite direkt zurechtfinden (nichts ist frustrierender, als alles neu einstellen zu müssen).
• Gespeicherte Warenkörbe und Wunschlisten: Manche Kunden speichern Artikel im Warenkorb oder auf einer Wunschliste für einen späteren Kauf. Wenn Ihre Plattform diese Daten im Konto speichert, sollten sie migriert werden, um potenzielle Verkäufe nicht zu verlieren. Dafür müssen eventuell Warenkorbinhalte oder Wunschlisteneinträge exportiert werden, die mit dem jeweiligen Kunden verknüpft sind. Nicht alle Plattformen erlauben dies einfach, und manche Händler entscheiden sich, diese Daten auszuschließen. Wenn möglich, informieren Sie die Kunden nach der Migration über ihre gespeicherten Artikel (oder füllen den Warenkorb automatisch wieder auf) – das stärkt Vertrauen und fördert Konversionen. Mindestens sollten Kunden aufgefordert werden, ihren Warenkorb oder ihre Wunschliste nach der Migration zu prüfen.
• DSGVO-Einwilligungen und Datenschutzeinstellungen: Wenn Sie Kunden in der EU (oder anderen datenschutzregulierten Regionen) haben, besitzen Sie wahrscheinlich Nachweise für deren Einwilligungen, z. B. für Newsletter oder Datenverarbeitung. Nach DSGVO müssen Nutzer z. B. aktiv zustimmen (oder ablehnen), Marketing-E-Mails zu erhalten oder den Datenschutzbestimmungen zuzustimmen. Diese Einwilligungen und datenschutzrelevanten Kennzeichnungen müssen mit migriert werden. Die neue Plattform muss wissen, wer Marketing erlaubt hat und wer etwaige Lösch- oder Anonymisierungsanfragen gestellt hat. Wenn diese Infos fehlen, könnten rechtswidrige E-Mails versendet oder Nachweise der Zustimmung verloren gehen.
• Kontonutzung und -aktivität: Diese Kategorie beinhaltet Metadaten über das Konto – wann wurde es erstellt, wann war der letzte Login, Datum der letzten Bestellung, Anzahl der Bestellungen usw. Diese Infos helfen bei der Entscheidung, welche Konten aktiv sind und migriert werden sollten. Es kann sich z. B. herausstellen, dass tausende Konten seit über 5 Jahren nicht genutzt wurden. Einige Unternehmen migrieren solche Konten trotzdem, andere beschränken sich auf aktive oder kürzlich genutzte Kunden, um das neue System schlank zu halten (während alte Konten sicher archiviert werden). Kontonutzungsdaten können auch helfen, Kunden im neuen System zu segmentieren (z. B. „aktiv“ vs. „inaktiv“) – als Teil Ihrer Marketingstrategie.

Wenn Sie diese Kategorien klar definieren, stellen Sie sicher, dass beim Export nichts übersehen wird. Erstellen Sie eine Checkliste mit allen kundenspezifischen Daten, die übertragen werden müssen. Im nächsten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Daten Schritt für Schritt vorbereiten und migrieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Vorbereitung von Kundendaten

Die Migration von Kundendaten ist mehr als nur das Kopieren von Dateien von einem System in ein anderes. Sie müssen die Daten korrekt extrahieren, bereinigen und organisieren und anschließend so importieren, dass die neue Plattform sie versteht. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Vorbereitung Ihrer Kundendaten für die Migration:

1. Exportieren und Sichern aller Kundendaten

Der erste Schritt besteht darin, alle Kundendaten aus dem aktuellen System zu exportieren. Verwenden Sie die Exportfunktionen Ihrer E-Commerce-Plattform oder führen Sie Datenbankabfragen aus, um alle Kundeninformationen zu extrahieren. In der Regel können Plattformen Kunden in einer CSV- oder Excel-Datei mit allen Details exportieren. Achten Sie darauf, alle relevanten Felder einzubeziehen: Namen, E-Mails, Adressen, Telefonnummern, Firmennamen (bei B2B) und Metadaten wie Kundengruppen oder Tags. Exportieren Sie nach Möglichkeit auch verwandte Daten wie Einwilligungsstatus (Marketing-Opt-in) und eindeutige Kennungen für Bestellungen (zum späteren Verknüpfen).

Nachdem Sie die Daten exportiert haben, erstellen Sie ein sicheres Backup dieser Rohdatei, bevor Sie Änderungen vornehmen. Speichern Sie das Backup an einem sicheren Ort. Dieses Backup ist Ihr Sicherheitsnetz – falls etwas schiefläuft oder Sie später auf die Originaldaten zugreifen müssen, steht Ihnen immer die unbearbeitete Version zur Verfügung. Es ist ratsam, mehrere Backup-Kopien zu erstellen (zum Beispiel eine auf Ihrem lokalen Computer und eine in der Cloud), da Kundendaten äußerst wertvoll sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Backup geschützt ist (Kundendaten sind sensibel – denken Sie an Verschlüsselung oder gesicherten Zugriff bei der Speicherung).

Sichern Sie zusätzlich zur Hauptkundenliste auch verwandte Daten. Wenn Sie z. B. Dokumentenscans, unterschriebene Vereinbarungen oder Informationen haben, die nicht im Haupt-Export enthalten sind (etwa aus einem CRM-System), sammeln Sie diese ebenfalls. Ziel ist es, alle relevanten Kundendaten zu sichern, bevor Sie mit der Umwandlung für die neue Plattform beginnen. Arbeiten Sie nur mit Kopien der Daten – nie mit dem einzigen Original – damit dieses unverändert bleibt.

Überprüfen Sie abschließend den Export auf Vollständigkeit. Vergleichen Sie die Anzahl der exportierten Kundendatensätze mit der erwarteten Anzahl aus Ihrem alten System. Wenn etwas nicht stimmt (z. B. haben Sie 10.000 Kunden erwartet, aber nur 9.500 im Export), untersuchen Sie das Problem und exportieren Sie ggf. erneut. Solche Probleme lassen sich jetzt leichter beheben als nach Beginn der Migration.

2. Daten bereinigen und Fehler beheben

Mit den exportierten Daten ist der nächste wichtige Schritt die Datenbereinigung. Rohdaten enthalten häufig Fehler oder Inkonsistenzen, die sich über die Jahre angesammelt haben. Datenbereinigung bedeutet, diese Probleme zu beheben, um korrekte und standardisierte Informationen zu erhalten. So vermeiden Sie Probleme beim Import und sorgen für eine saubere, fehlerfreie Kundendatenbank auf der neuen Plattform.

Ein Beispiel für rohe Kundendaten in einer Tabellenkalkulation, wobei Fehler in Rot hervorgehoben sind (z. B. Tippfehler, uneinheitliche Ländernamen und fehlende Informationen). Die Bereinigung besteht darin, diese Probleme zu beheben.

Beginnen Sie mit der Suche nach offensichtlichen Fehlern: Rechtschreibfehler in Namen, ungültige E-Mail-Adressen, Telefonnummern in unterschiedlichen Formaten usw. Korrigieren Sie Tippfehler und verwenden Sie einheitliche Formatierungen. Wenn Länder in manchen Datensätzen ausgeschrieben („United States“) und in anderen abgekürzt („USA“ oder „us“) sind, wählen Sie ein Format (z. B. „US“ als Ländercode) und passen alle Einträge entsprechend an. Die Standardisierung von Feldern wie Land, Bundesland und Telefonnummern (mit Ländervorwahl, ohne Sonderzeichen) hilft der neuen Plattform, die Daten korrekt zu verarbeiten.

Als Nächstes beheben Sie unvollständige oder fehlende Daten. Identifizieren Sie Datensätze mit kritischen Lücken (z. B. Konto ohne E-Mail-Adresse oder ohne Nachnamen). Wenn eine E-Mail fehlt oder offensichtlich falsch ist („bob at example.com“ statt „bob@example.com“), versuchen Sie, sie zu korrigieren (vielleicht liegt die korrekte Adresse woanders vor) oder entscheiden Sie, ob dieser Datensatz ausgeschlossen werden soll. Konten ohne essenzielle Kontaktdaten sind meist nicht nützlich, da sich der Nutzer ohnehin nicht einloggen könnte. Falls es sich um wichtige Kunden handelt, bei denen Informationen fehlen, planen Sie voraus – evtl. müssen Sie die Kunden kontaktieren oder das Konto kennzeichnen.

Zur Datenbereinigung gehört auch die Prüfung der Datenintegrität. Vergewissern Sie sich, dass die Felder das richtige Format haben (z. B. Geburtsdaten sind tatsächliche Datumswerte, Postleitzahlen sind numerisch, E-Mails enthalten ein „@“ und eine gültige Domain). Wenn Ihr bisheriges System keine strenge Validierung durchgesetzt hat, könnten sich unbrauchbare Daten eingeschlichen haben (z. B. „123“ im Namensfeld). Filtern Sie solche Einträge und korrigieren Sie sie. In manchen Fällen können Sie Test- oder Fake-Konten löschen, um das neue System nicht zu überfrachten.

Ein weiterer Bestandteil der Bereinigung ist die Normalisierung von Werten. Das bedeutet, Daten einheitlich zu gestalten – etwa durch gleiche Einheiten oder Formate. Wenn manche Telefonnummern als „(555) 123-4567“ und andere als „+1 555 1234567“ gespeichert sind, legen Sie einen Standard fest (z. B. internationales Format +15551234567 ohne Leerzeichen) und wenden ihn auf alle Datensätze an. Wenn Namen nur in Groß- oder Kleinbuchstaben vorliegen, können Sie sie in normierter Schreibweise formatieren („JOHN DOE“ zu „John Doe“) – das wirkt professioneller. Auch wenn solche Änderungen kosmetisch erscheinen, sieht eine saubere Datenbank auf der neuen Website (z. B. in Nutzerprofilen oder Versandetiketten) wesentlich seriöser aus.

Nutzen Sie auch Tools zur Unterstützung der Bereinigung. Tabellenkalkulationsprogramme (Excel oder Google Sheets) bieten Funktionen und Sortiermöglichkeiten, um Ausreißer zu erkennen (z. B. lässt sich die „E-Mail“-Spalte sortieren, um fehlende „@“-Zeichen schnell zu finden). Es gibt auch spezielle Tools oder Skripte zur Validierung von E-Mails oder Adressen. Bei sehr großen Datensätzen können Skripte zur automatischen Korrektur gängiger Probleme (z. B. „@“ hinzufügen oder Ländernamen in Codes umwandeln) Zeit sparen – aber prüfen Sie alle Änderungen sorgfältig.

3. Dubletten entfernen

Doppelte Kundendatensätze können große Probleme verursachen, besonders da die meisten Plattformen (auch Shopware) für jedes Konto eine eindeutige E-Mail-Adresse verlangen. Das Entfernen von Dubletten bedeutet, doppelte Einträge zu finden und zusammenzuführen oder zu löschen. Duplikate entstehen häufig durch vorherige Datenimporte, Systemfehler oder versehentliche Mehrfachregistrierungen der Kunden. Vor der Migration ist der ideale Zeitpunkt, diese zu bereinigen.

Wie erkennt man Dubletten? Der häufigste Identifikator ist die E-Mail-Adresse, da sie pro Kunde eindeutig sein sollte. Sortieren oder filtern Sie die Kundenliste nach E-Mail und suchen Sie nach Wiederholungen. Sie finden möglicherweise exakte Duplikate (gleiche E-Mail, gleicher Name) oder teilweise Duplikate (gleiche E-Mail, aber leicht abweichender Name oder umgekehrt). Bei identischen E-Mail-Duplikaten entscheiden Sie, welchen Datensatz Sie behalten – meist den mit den aktuelleren oder vollständigeren Informationen – und markieren Sie die anderen zur Löschung. Konsolidieren Sie auch die Daten: Wenn ein Datensatz eine alte Adresse hat und der andere eine neue, können Sie beide zusammenführen (z. B. neue Adresse als primäre, alte als sekundäre Adresse, falls die neue Plattform das erlaubt).

Bei teilweisen Duplikaten (z. B. John Doe mit E-Mail john@example.com und Jon Doe mit jon@example.com – möglicherweise dieselbe Person mit zwei Konten) ist Fingerspitzengefühl gefragt. Vergleichen Sie Details wie Lieferadresse oder Telefonnummer. Wenn Sie sicher sind, dass es sich um dieselbe Person handelt, führen Sie die Daten zu einem Konto zusammen (und wählen eine E-Mail als primäre). Seien Sie dabei vorsichtig – lieber nicht zusammenführen, wenn Sie sich nicht sicher sind, um Fehler zu vermeiden. Wenn Sie unsicher sind, können Sie beide Datensätze migrieren und später klären – allerdings bleiben die Duplikate dann bestehen. Besser ist es, falls praktikabel, den Kunden zu kontaktieren, um zu klären, welches Konto genutzt wird. Bei großen Kundenzahlen ist das oft nicht machbar, daher müssen Sie sich auf die vorhandenen Daten stützen.

Achten Sie beim Entfernen von Duplikaten auch auf Groß-/Kleinschreibung und Formatierungen, die Duplikate verschleiern können. Zum Beispiel JOHN@EXAMPLE.COM vs john@example.com – viele Systeme behandeln das gleich (E-Mails sind nicht case-sensitive), aber in Rohdaten erscheinen sie verschieden. Konvertieren Sie alle E-Mails in Kleinbuchstaben, um doppelte Einträge zu erkennen. Achten Sie auch auf Leerzeichen oder Tippfehler (alice@example.co ohne „m“ könnte dieselbe Person sein wie alice@example.com). Nutzen Sie Adress- und Namensähnlichkeiten als zusätzliche Hinweise.

Nachdem Sie die Duplikate identifiziert haben, entfernen oder führen Sie sie im Datensatz zusammen. Stellen Sie sicher, dass pro Kunde nur eine eindeutige E-Mail-Adresse übrig bleibt. Wenn Sie Daten zusammenführen, achten Sie auf Vollständigkeit: Wenn ein Datensatz keine Telefonnummer enthält und der andere schon, übernehmen Sie diese. Bei unterschiedlichen Informationen (z. B. zwei Telefonnummern) entscheiden Sie, welche Sie behalten oder übernehmen Sie beide – etwa eine als zusätzliche Notiz.

Am Ende dieses Schritts sollte Ihre Kundenliste nur noch eindeutige Einträge enthalten. Das erleichtert den Import in die neue Plattform erheblich – Sie vermeiden Fehler durch doppelte E-Mails, und Kunden beschweren sich nicht über fehlerhafte Konten.

4. Daten normalisieren und für den Import strukturieren

Nachdem die Daten bereinigt und von Duplikaten befreit wurden, müssen sie so strukturiert werden, dass die neue Plattform sie problemlos importieren kann. Das bedeutet oft, dass die Daten in einem bestimmten Dateiformat oder Schema wie CSV (Comma-Separated Values), JSON oder einem XML-Format angeordnet werden müssen. Entscheidend ist dabei die Normalisierung der Datenstruktur: jedes Feld am richtigen Platz, einheitliche Spalten und die Verwendung von Vorlagen, wie sie das neue System erwartet.

Für die meisten E-Commerce-Plattformen (einschließlich Shopware) ist CSV ein gängiges Format für den Massenimport. Es handelt sich im Grunde um eine Tabelle, in der jede Zeile einem Kunden entspricht und jede Spalte einem Feld (Name, E-Mail usw.). Achten Sie darauf, dass Ihre CSV-Datei eine Kopfzeile enthält, die jede Spalte beschreibt. In der Regel gibt die Dokumentation der neuen Plattform an, welche Felder erforderlich und optional sind. Richten Sie Ihre Spalten nach den erwarteten Namen aus. Shopware erwartet z. B. email statt customer_email – solche Details sind wichtig. Sie können die Spaltenüberschriften in Ihrer CSV normalerweise so umbenennen, dass sie mit den Anforderungen des Importtools übereinstimmen (oder sie beim Import zuordnen).

Wenn die Plattform JSON-Import erlaubt oder eine API besitzt, können Sie die Daten als JSON-Objekte strukturieren. Das ist technischer – in der Regel schreiben Entwickler hierfür Skripte, um die Daten über die API zu übertragen. Die Prinzipien sind dieselben: jedes Feld aus dem alten System muss dem richtigen Feld im JSON-Schema der neuen Plattform zugeordnet werden. Ob CSV oder JSON – Konsistenz ist entscheidend. Verwenden Sie das gleiche Format für jeden Datensatz. Wenn ein Feld für einen Kunden nicht zutrifft, lassen Sie es leer oder verwenden Sie einen Nullwert, den das neue System akzeptiert (prüfen Sie, wie es mit leeren Feldern umgeht).

Zur Normalisierung gehört auch, dass alle Werte im erwarteten Format vorliegen. Datumsangaben sollten einheitlich formatiert sein (z. B. YYYY-MM-DD). Boolesche Felder oder Ja/Nein-Felder (wie Newsletter-Abonnement) müssen im Format des neuen Systems vorliegen – z. B. true/false oder 1/0 statt „Ja/Nein“. Passen Sie diese entsprechend an. Ländercodes und Bundesländer sollten mit der Datenbank des neuen Systems übereinstimmen (z. B. wenn ISO-Ländercodes wie „US“ statt „United States“ verlangt werden, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten „US“ verwenden). Solche Normalisierungen können oft mit Suchen-und-Ersetzen oder Formeln in einer Tabellenkalkulation durchgeführt werden.

Achten Sie bei der Strukturierung auf die Datenintegrität. Kommas in CSV-Dateien können problematisch sein – wenn z. B. eine Adresse ein Komma enthält („Apartment 4, Building A“), kann das das Format zerstören, wenn es nicht korrekt in Anführungszeichen gesetzt ist. Stellen Sie sicher, dass Felder mit Kommas oder Sonderzeichen gemäß CSV-Standard in Anführungszeichen gesetzt werden. Der sicherere Weg ist, Textfelder in der CSV in doppelte Anführungszeichen zu setzen. Wenn Sie Tabellenkalkulationssoftware verwenden, wird dies beim Speichern als CSV häufig automatisch erledigt – überprüfen Sie die Datei dennoch in einem Texteditor.

Wenn Sie mehrere Dateien verwenden (z. B. eine Datei für Kunden und eine für Adressen), stellen Sie sicher, dass eine klare Verknüpfung möglich ist (z. B. über eine Kunden-ID). Viele Systeme erlauben den separaten Import von Adressen, benötigen aber eine Zuordnung zum jeweiligen Kunden. In solchen Fällen sollte eine eindeutige Kennung sowohl im Kundendatensatz als auch im Adressdatensatz enthalten sein (z. B. Kundennummer oder E-Mail-Adresse). Shopware verwendet beim separaten Import möglicherweise die E-Mail zur Zuordnung – prüfen Sie die Dokumentation.

Zusammengefasst: Strukturieren Sie Ihre Daten klar und exakt so, wie das neue System sie erwartet. Eine gut strukturierte Datei ist wie ein ordentlich verpacktes Paket – sie kommt unbeschädigt und klar zugeordnet im neuen System an. Diese Vorbereitung ist die Grundlage für einen erfolgreichen Import in den nächsten Schritten.

5. Umgang mit Passwörtern und Kontosicherheit planen

Ein oft übersehener Aspekt der Kundendatenmigration sind Passwörter und Sicherheitsmechanismen. Idealerweise könnten Kunden ihre bisherigen Passwörter weiterhin verwenden – in der Praxis ist das jedoch kompliziert und häufig nicht direkt möglich. Passwörter werden in modernen Systemen verschlüsselt (gehasht) gespeichert, und verschiedene Plattformen verwenden unterschiedliche Hash-Algorithmen oder Salt-Verfahren. In der Regel können Sie ein Passwort nicht entschlüsseln (was gut für die Sicherheit ist), um es im neuen System erneut zu verschlüsseln. Wie kann man also damit umgehen?

Prüfen Sie zunächst, ob Ihre neue Plattform (z. B. Shopware) eine Möglichkeit bietet, gehashte Passwörter aus einem anderen System zu importieren. Manchmal gibt es Migrations-Tools oder Plugins, die dies unterstützen – vorausgesetzt, Sie kennen den verwendeten Hash-Algorithmus des alten Systems und das neue System lässt sich temporär darauf einstellen. Wenn ein solcher Weg existiert (z. B. ein Plugin zum Import von Magento-Hashes in Shopware), müssen Sie die gehashten Passwörter (nicht die Klartexte) sowie eventuell den Salt exportieren. Beim Import ordnen Sie diese Werte den entsprechenden Feldern zu. Beim Login kann Shopware dann das alte Hash einmalig überprüfen und anschließend durch sein eigenes Hashing ersetzen. Diese Methode ist fortgeschritten und erfordert meist Entwicklerunterstützung.

Wenn die Migration von Hashes nicht möglich ist, besteht die einfachste Lösung darin, Passwörter im neuen System zurückzusetzen. Sie können z. B. ein temporäres Passwort für jedes Konto generieren oder die bisherigen Passwörter für ungültig erklären und einen Reset erzwingen. Viele Migrationen nutzen diesen Ansatz aus Sicherheits- und Einfachheitsgründen: Nach der Migration müssen sich Kunden über „Passwort vergessen“ ein neues Passwort setzen. Kommunizieren Sie dies im Vorfeld – z. B. per E-Mail mit dem Hinweis, dass aus Sicherheitsgründen beim ersten Login ein neues Passwort erforderlich ist. Für die meisten Kunden ist das nur ein kleiner Umstand, wenn es transparent kommuniziert wird.

Bereiten Sie Ihre neue Plattform darauf vor. In Shopware könnten Sie z. B. Kunden mit einem Platzhalter-Passwort importieren, das anschließend ungültig gemacht wird. Oder Sie nutzen die integrierte Passwort-Reset-Funktion: Manche Migrationstools erlauben es, Konten beim ersten Login zur Passwortänderung aufzufordern. Alternativ können Sie nach der Migration automatisiert E-Mails mit Reset-Links an alle Benutzer senden – achten Sie dabei auf seriöse Formulierung, damit es nicht wie Spam wirkt.

Berücksichtigen Sie auch weitere Sicherheitsmechanismen. Falls Ihr altes System Sicherheitsfragen, Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Kontosperren nutzte, prüfen Sie, wie diese übernommen werden. Eventuell müssen Nutzer neue 2FA-Methoden im neuen System einrichten. Wenn das neue System strengere Passwortanforderungen hat (z. B. Mindestlänge, Sonderzeichen), könnten bestehende Passwörter nicht mehr gültig sein – ein weiterer Grund für einen Reset.

Übertragen Sie niemals Passwörter im Klartext (versenden Sie nie alte Passwörter per E-Mail o. Ä.). Behandeln Sie diesen Prozess sicher: Je weniger reale Passwortwerte Sie handhaben, desto besser. Konzentrieren Sie sich auf den Hash-Import oder Passwort-Resets. Und achten Sie darauf, dass auch alle anderen Kundendaten sicher verarbeitet werden – nutzen Sie sichere Übertragungswege oder Verschlüsselung und beschränken Sie den Zugriff auf diese Dateien strikt.

6. DSGVO- und Einwilligungsdaten prüfen und abstimmen

Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen ist bei der Migration nicht verhandelbar. Stellen Sie sicher, dass alle DSGVO- sowie sonstigen Einwilligungsinformationen für jeden Kunden übernommen werden. Dazu gehört, ob der Kunde dem E-Mail-Marketing zugestimmt hat, Ihre AGB und Datenschutzbestimmungen akzeptiert hat oder die Löschung seiner Daten beantragt hat. Der Verlust dieser Daten kann nicht nur Kunden verärgern (wenn sie z. B. plötzlich wieder Werbung erhalten), sondern auch rechtliche Konsequenzen haben.

Ermitteln Sie zunächst alle Einwilligungs- und Datenschutzfelder im alten System. Übliche Felder sind: Newsletter-Abo (ja/nein), Zustimmung zu SMS oder Werbenachrichten, Datum der AGB-Zustimmung, DSGVO-Zeitstempel usw. In manchen Systemen gibt es z. B. Einträge wie „Zustimmung zur Datenschutzrichtlinie am 2023-01-05“ oder einfach ein Boolean-Feld „AgreedToPrivacy=true“. Exportieren Sie diese zusammen mit den Kundendaten.

Stellen Sie beim Strukturieren der Daten sicher, dass diese Felder im Import enthalten sind. Die neue Plattform muss entsprechende Felder dafür bereitstellen. Shopware und ähnliche Systeme haben z. B. ein „Newsletter“-Opt-in-Feld. Ordnen Sie das alte Feld wie „subscribed_to_newsletter“ korrekt zu, sodass ein „ja“ auch im neuen System ein „ja“ bleibt. Wenn es kein genau entsprechendes Feld gibt (z. B. ein Zeitstempel), speichern Sie es als benutzerdefiniertes Feld oder zumindest offline. Wichtig ist, dass keine Informationen verloren gehen.

Wenn Kunden der Datenübertragung widersprochen oder ihr Recht auf Löschung ausgeübt haben, müssen Sie das respektieren. In solchen Fällen dürfen bestimmte Kundendaten nicht migriert werden. Prüfen Sie, ob Löschanfragen offen oder kürzlich verarbeitet wurden, um keine Profile versehentlich im neuen System wiederherzustellen. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie besonders alte oder gelöschte Konten lieber weg, um kein Risiko einzugehen.

Ein weiterer Punkt betrifft mögliche Updates der Datenschutzrichtlinie. Eine neue Plattform bringt oft auch Änderungen bei der Datenverarbeitung mit sich – ggf. müssen Kunden der neuen Fassung zustimmen. Erwägen Sie, dies beim ersten Login abzufragen. Viele Systeme bieten dafür Einstellungen (z. B. Zustimmung zu aktualisierten AGB erforderlich). Auch wenn das nicht direkt zum Import gehört, ist es Teil der Migrationsplanung.

Vergessen Sie nicht andere regionale Datenschutzgesetze – z. B. den California Consumer Privacy Act (CCPA) in den USA. Die Grundprinzipien sind ähnlich: dokumentieren Sie z. B., wer der Datenweitergabe widersprochen hat. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Flags oder Status übernommen oder neu gesetzt werden.

Führen Sie nach dem Import einen Test auf Einhaltung durch: Wählen Sie ein paar Kunden, die im alten System vom Marketing abgemeldet waren, und prüfen Sie, ob sie auch im neuen System als abgemeldet markiert sind (und keine Werbe-E-Mails erhalten). Diese Überprüfung schützt Sie vor peinlichen Fehlversänden. Eine saubere Abstimmung der Einwilligungsdaten bedeutet: Sie erhalten das Vertrauen Ihrer Nutzer und bleiben rechtlich auf der sicheren Seite.

7. Kunden segmentieren für Marketing und Analyse

Die Migration ist eine großartige Gelegenheit, Ihre Kunden zu segmentieren und Ihre Marketingdaten anzureichern. Anstatt alle Kunden gleich zu behandeln, können Sie sie nach Verhalten, Kaufmustern, Demografie oder Region kategorisieren. Dieser Schritt ist nicht zwingend erforderlich für die Migration, kann sich aber später auszahlen. Viele moderne E-Commerce-Systeme (einschließlich Shopware) bieten umfangreiche Funktionen für Kundengruppen und Regeln. Wenn Sie Segmente von Anfang an bereitstellen, können Sie diese Funktionen direkt nutzen.

Welche Arten von Segmenten sind sinnvoll? Nützliche Beispiele sind:

• Nach Kaufhäufigkeit oder Treue: Identifizieren Sie Ihre VIP-Kunden (häufige Käufer oder solche mit hohem Umsatz). Erfassen Sie auch Einmalkäufer oder inaktive Kunden. Kennzeichnen Sie diese Gruppen mit Labels wie „VIP“, „Treue“, „Abwanderungsrisiko“ usw.
• Nach Produktinteresse oder Kategorie: Segmentieren Sie Kunden basierend auf Produktarten oder Kategorien, mit denen sie interagieren. Ein Bekleidungsshop könnte z. B. „Sportbekleidung“ oder „Businesskleidung“ als Tags verwenden.
• Nach Region oder Sprache: Wenn Sie in mehreren Regionen oder Sprachen tätig sind, segmentieren Sie entsprechend. So erhalten Kunden Mitteilungen in der richtigen Sprache oder Region und Sie können regionale Anforderungen oder Angebote berücksichtigen.
• Nach Kontoaktivität: Gruppieren Sie Kunden nach ihrem Aktivitätsstatus – z. B. „Aktiv“, „Inaktiv“, „Neu“ oder „Abgewandert“. Sie können auch nicht verifizierte oder inaktive Nutzer herausfiltern, um unnötige Importe zu vermeiden.

Wie kann man Segmentierung während der Migration umsetzen? Eine Möglichkeit besteht darin, Ihrer Kundendatei eine zusätzliche Spalte hinzuzufügen (z. B. „Segment“ oder „Gruppe“) und diese mit passenden Labels zu füllen. Ein umsatzstarker Kunde erhält z. B. „VIP“, andere „Neu“ oder „Inaktiv“. Wenn die Plattform benutzerdefinierte Tags oder Gruppen unterstützt, können diese direkt mitimportiert werden. Shopware unterstützt Kundengruppen, sodass Sie dieses Feld nutzen können, um Kunden direkt beim Import in Segmente einzuordnen. Selbst wenn Sie die Daten nicht sofort importieren, kann eine Segmentierungsdatei später nützlich sein – z. B. für Kampagnen oder Auswertungen.

Achten Sie auf eine konsistente Segmentierungslogik. Verwenden Sie klare Schwellenwerte (z. B. mehr als 5 Bestellungen oder letzte Bestellung innerhalb von 6 Monaten) und nutzen Sie Formeln oder Skripte zur Anwendung. Denken Sie daran, dass sich Segmente überschneiden können – ein „VIP“-Kunde kann auch in „Region EU“ oder „Damenmode“ fallen. Flexibilität ist entscheidend. Ziel ist es, mit einer gut definierten Kundenbasis in die neue Plattform zu starten, auf die Sie sofort reagieren können.

8. Feldzuordnung von Altsystem zu neuer Plattform (Datenmapping)

Die Feldzuordnung ist ein zentraler Schritt bei der Migration – sie ist wie die Übersetzung Ihrer Daten aus der „Sprache“ des alten Systems in die des neuen. Mapping bedeutet, dass Sie eine klare Liste erstellen, welches Feld im Altsystem welchem Feld im neuen System entspricht. So wird z. B. sichergestellt, dass „FirstName“ aus der alten Datenbank korrekt ins Feld „first_name“ (oder „firstname“) der neuen Datenbank übernommen wird.

Listen Sie zunächst alle kundenbezogenen Felder aus dem alten System auf. Danach erstellen Sie eine Liste der Felder, die das neue System akzeptiert (inkl. Pflicht- und optionaler Felder). Die Import-Dokumentation der neuen Plattform ist hier hilfreich – sie listet oft Feldnamen und erforderliche Formate. Gehen Sie die Zuordnung durch:

• Einige Felder lassen sich direkt zuordnen (z. B. E-Mail → E-Mail-Adresse, Telefon → Telefonnummer). Diese sind unkompliziert – achten Sie darauf, dass die Benennung dem neuen System entspricht. Heißt es dort z. B. „emailAddress“ statt nur „email“, sollten Sie dies anpassen.
• Einige Felder erfordern Transformation. Ein typisches Beispiel sind Namensfelder: Das alte System hatte vielleicht ein „FullName“-Feld, das neue benötigt „Vorname“ und „Nachname“ separat (oder umgekehrt). In solchen Fällen müssen Sie die Daten bei der Vorbereitung aufteilen oder zusammenfügen. Achten Sie beim Aufteilen auf Sonderfälle wie „Mary Jane Smith“, die manuell angepasst werden müssen. Ein weiteres Beispiel: Ein altes Feld „Adresse“ muss ggf. in „Straße“, „Stadt“, „Postleitzahl“ usw. aufgeteilt werden.
• Achten Sie auf Felder, die das neue System verlangt, das alte aber nicht hatte. Shopware erwartet z. B. in manchen Versionen eine Anrede als Pflichtfeld (Herr, Frau usw.). Falls das alte System keine Anrede erfasste, geben Sie einen Standardwert an (z. B. „Herr“ oder einen neutralen Platzhalter, falls erlaubt). Ebenso müssen Felder wie Kundengruppe oder Sprache gesetzt werden, wenn das neue System diese verlangt.
• Umgekehrt hat das alte System möglicherweise Felder, die Sie im neuen nicht mehr brauchen – etwa „Faxnummer“ oder „zweiter Vorname“. Entscheiden Sie, ob diese erhalten bleiben sollen (z. B. könnten Sie den zweiten Vornamen in das Vornamensfeld integrieren oder das Faxfeld weglassen, wenn es veraltet ist). Nicht benötigte Daten können ausgelassen werden – prüfen Sie nur, ob sie wirklich entbehrlich sind.
• Nutzen Sie, wenn möglich, die Mapping-Tools der neuen Plattform. Viele Plattformen, darunter Shopware (z. B. Migration Assistant oder Importmodule), bieten Benutzeroberflächen zum Feldmapping beim CSV-Import. Auch wenn dies verfügbar ist, lohnt es sich, die Zuordnung im Vorfeld festzulegen – eventuell benennen Sie die CSV-Spalten direkt so um, dass sie exakt den Feldern des neuen Systems entsprechen. Viele Importtools erkennen gleiche Namen automatisch.

Dokumentieren Sie Ihre Feldzuordnungen in einer Tabelle oder einem separaten Dokument. Diese dient als Vorlage für die Durchführung der Migration und als Referenz im Problemfall – z. B. wenn ein Feld versehentlich falsch zugeordnet wurde („Bundesland“ landete fälschlich im Feld „Stadt“).

Bevor Sie den vollständigen Import durchführen, empfiehlt sich ein Test mit einem kleinen Datensatz. Nehmen Sie ein oder zwei Kunden mit komplexen Daten (z. B. mehrere Adressen oder Sonderzeichen im Namen) und testen Sie den Import in einer Staging-Umgebung. Überprüfen Sie im neuen System, ob alle Informationen korrekt übernommen wurden – stimmen die Adressfelder, wurden Sonderzeichen richtig dargestellt (Stichwort Encoding)? Ist alles am richtigen Platz? Dieser Testlauf gibt Ihnen Sicherheit oder zeigt nötige Korrekturen auf.

Migration zu Shopware: Plattformspezifische Tipps

In den vorherigen Abschnitten haben wir Schritte besprochen, die allgemein für jede Plattformmigration gelten. Nun konzentrieren wir uns auf Shopware als konkretes Beispiel. Shopware ist eine moderne E-Commerce-Plattform mit eigenen Tools und Anforderungen für den Datenimport. Ob Sie zu Shopware oder einer ähnlichen Plattform wechseln – diese Details helfen, dass am Migrations-Tag nichts übersehen wird.

Unterstützte Importmethoden in Shopware

• CSV-/Excel-Import über das Admin-Panel: Shopware bietet ein Import-/Export-Modul (meist im Adminbereich unter „Import/Export“), in dem Sie CSV-Dateien mit Kundendaten hochladen können. Diese Methode ist benutzerfreundlich. Das UI stellt oft eine Beispiel-CSV-Vorlage bereit – sehr hilfreich, um das exakte Spaltenformat zu erkennen.
• Shopware Migration Assistant: Wenn Sie von Plattformen wie Magento, PrestaShop oder älteren Shopware-Versionen migrieren, bietet Shopware ein Plugin namens Migration Assistant. Dieses verbindet sich direkt mit dem alten Shop und überträgt Kunden, Bestellungen, Produkte usw.
• API-Import/Scripting: Über die Shopware-API können Sie Kunden programmatisch anlegen. Diese Methode ist leistungsstark und flexibel – Sie können Daten per Code transformieren und auch inkrementell migrieren.
• Direkter Datenbankimport: Wird im Allgemeinen nicht empfohlen, es sei denn, Sie haben die nötige Expertise. Dabei werden offizielle Tools umgangen und direkt auf die Datenbank zugegriffen.

Oft ist eine Kombination sinnvoll: Verwenden Sie z. B. den Migration Assistant für Kerndaten und anschließend einen CSV-Import für benutzerdefinierte Felder oder Segmente, die nicht übernommen wurden. Konsultieren Sie stets die Shopware-Dokumentation für die genauen Anforderungen und Optionen jeder Methode.

Erforderliche Felder und Tipps für den Massenimport

• E-Mail: Muss eindeutig, gültig und korrekt formatiert sein.
• Nachname: Erforderlich; bei Fehlen Platzhalter verwenden oder Vornamen duplizieren.
• Anrede/Titel: Häufig obligatorisch; aus vorhandenen Daten zuordnen oder Standardwert setzen.
• Kundengruppe: Nützlich zum Taggen oder Segmentieren von Kunden (z. B. Einzelhandel, Großhandel).
• Passwort: Kann als gehashter Wert gesetzt oder über einen Reset-Workflow aktualisiert werden.
• Adressdaten: Rechnungsadresse und optional Lieferadresse mit allen Pflichtfeldern angeben.

Tipps für den Massenimport

• In Blöcke aufteilen: Vermeiden Sie, alles auf einmal zu importieren, um Zeitüberschreitungen zu vermeiden.
• CSV-Formatierung genau einhalten: UTF-8-Codierung verwenden; fehlerhafte Daten vermeiden.
• Testmodus nutzen (falls verfügbar): Immer zuerst in einer Staging-Umgebung testen.
• Importprozess überwachen: Auf Fehler achten und anhand von Protokollen beheben.
• Nach dem Import prüfen: Stichproben im Shopware-Admin durchführen, um die Korrektheit zu bestätigen.

Häufige Probleme bei der Migration von Kundendaten (und wie man sie behebt)

• Importfehler oder -abbrüche: Fehlerprotokolle prüfen, ungültige Einträge korrigieren und erneut versuchen.
• Kodierungsprobleme (verzerrte Zeichen): UTF-8 verwenden; Namen mit Sonderzeichen testen.
• Fehlende Daten oder falsche Feldzuordnung: Kopfzeilen und Mapping doppelt prüfen.
• Doppelte oder widersprüchliche Konten: Duplikate vorher bereinigen oder manuell nach dem Import entfernen.
• Passwörter funktionieren nicht: Passwort-Resets planen und klar mit Kunden kommunizieren.
• Bestellungen nicht korrekt mit Kunden verknüpft: Einheitliche Kennungen zwischen Kunden und Bestellungen sicherstellen.
• Performance-Probleme: Kleinere Datei-Blöcke verwenden oder bei großen Datenmengen API in Betracht ziehen.

Denken Sie daran, dass Migrationen selten beim ersten Versuch perfekt laufen. Deshalb sind Tests und Backups Ihre Sicherheitsnetze. Wenn Probleme auftreten, keine Panik – analysieren, passen Sie die Daten oder Methode an und versuchen Sie es erneut. Mit jedem Durchlauf beheben Sie mehr Probleme, bis alle Kundendaten korrekt in Shopware (oder der Zielplattform) vorliegen. Der Aufwand in der Vorbereitung reduziert die Fehler in dieser Phase erheblich.

Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler

Selbst erfahrene Profis übersehen manchmal Details während einer Migration. Hier sind einige zusätzliche Hinweise, um typische Fehler bei der Vorbereitung und Migration von Kundendaten zu vermeiden:

• Die Vorbereitung nicht überstürzen: Es ist verlockend, Zeit zu sparen, indem man die Datenbereinigung überspringt oder den Export nicht überprüft. Das ist ein Fehler. Der Erfolg der Migration hängt stark von der Vorbereitung ab. Planen Sie ausreichend Zeit (und Personal) ein, um alle Schritte sorgfältig durchzuführen. Ein hastiger Job führt zu fehlerhaften Daten auf der neuen Seite, die dann in Notfallmaßnahmen oder Rückabwicklungen enden können.
• Mit allen Beteiligten kommunizieren: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten (IT-Team, Kundensupport, Management usw.) den Plan zur Kundendatenmigration kennen. Wenn Passwörter zurückgesetzt werden, sollte der Support vorbereitet sein. Wenn alte, inaktive Konten nicht übernommen werden, sollte Einigkeit darüber herrschen – falls sich ein ehemaliger Kunde meldet, dessen Konto nicht mehr funktioniert. Klare Kommunikation verhindert auch, dass z. B. das Marketing versehentlich E-Mails an nicht migrierte Kunden verschickt.
• Testen, testen, testen: Wir haben es mehrfach erwähnt, aber es ist entscheidend. Führen Sie eine Testmigration in einer Nicht-Produktivumgebung durch. Falls das nicht möglich ist, testen Sie zumindest mit einer kleinen Stichprobe in der Produktivumgebung (z. B. versteckt oder ohne Auswirkung auf echte Nutzer). Testen Sie nicht nur, ob die Daten ohne Fehler importiert werden, sondern auch, ob Kunden sich einloggen können (z. B. mit einem Testkonto aus dem Altsystem), ob Bestellhistorien angezeigt werden und ob E-Mails/Benachrichtigungen (z. B. Passwort-Reset) wie gewünscht funktionieren.
• Datenschutz beim Umgang wahren: Beim Arbeiten mit Kundendaten in Tabellen oder Dateien ist Datenschutz oberstes Gebot. Verwenden Sie sichere Übertragungswege (kein Versand per unverschlüsselter E-Mail), beschränken Sie den Zugriff auf die Dateien. Es ist leicht, versehentlich eine Datei auf einem freigegebenen Laufwerk zu speichern oder einen Ausdruck offen liegen zu lassen – das kann ein Datenschutzverstoß sein. Auch interne Daten müssen sorgfältig behandelt werden – besonders während Migrationen ist das Risiko höher.
• Keine Änderungen während der Migration: Wenn die Migration begonnen hat (z. B. nach dem Datenexport und der Bereinigung), vermeiden Sie Änderungen im Altsystem. Ist die Migration z. B. für ein Wochenende geplant, sollten keine neuen Kundenanmeldungen mehr im Altsystem erfolgen – deaktivieren Sie Neuregistrierungen kurz vorher. Falls das alte System während der Migration live bleiben muss, planen Sie, wie Sie neue Daten erfassen und später als Delta importieren. Viele Migrationen nutzen eine „Freeze“-Phase, in der das alte System als read-only betrachtet wird. Änderungen sollten dokumentiert werden, um sie im neuen System nachzuziehen.
• Kritische Felder nach der Migration überprüfen: Kontrollieren Sie nach dem Import wichtige Datenpunkte. Prüfen Sie z. B. bei einem VIP-Kunden, ob Bonuspunkte oder Guthaben übernommen wurden. Prüfen Sie, ob ein abgemeldeter Kunde auch im neuen System abgemeldet ist. Auch wenn es mühsam ist – das Überprüfen ausgewählter Szenarien kann Fehler aufdecken, die durch einen allgemeinen Check übersehen würden.
• Neues System nach der Migration sichern: Sie haben Backups vom Altsystem – erstellen Sie nach erfolgreichem Import auch ein Backup des neuen Zustands, bevor die Seite live geht. So können Sie bei einem schwerwiegenden Problem am Go-Live-Tag diesen Zustand wiederherstellen, ohne den Import wiederholen zu müssen. Eine sinnvolle letzte Sicherheitsmaßnahme.
• Plan für Rückabwicklung oder Notfalllösung: Bei jeder Migration sollten Sie wissen, was im Problemfall zu tun ist. Falls z. B. viele Kunden sich nicht einloggen können oder Daten beschädigt sind, brauchen Sie einen Plan: z. B. fehlerhafte Daten löschen und neu importieren oder – falls nötig – temporär auf das Altsystem zurückgreifen. Ein vollständiger Rollback ist selten wünschenswert, aber möglich zu wissen, dass es geht, gibt Sicherheit. Mit guter Vorbereitung wird er wahrscheinlich nicht nötig – aber Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, minimieren Sie das Risiko von Fehlern und Pannen. Kurz gesagt: Seien Sie gründlich, vorsichtig und denken Sie voraus. Die meisten Fehler bei Migrationen entstehen durch Annahmen (z. B. dass ein Feld nicht gebraucht wird oder die Daten sauber sind). Hinterfragen Sie diese Annahmen und verifizieren Sie alles.

Letzte Checkliste vor dem Go-Live

Bevor Sie endgültig auf die neue Plattform umstellen, gehen Sie diese letzte Checkliste durch, um sicherzustellen, dass alle Kundendaten bereit sind und nichts übersehen wurde. Diese Liste fasst die wichtigsten Aufgaben zusammen:

1. Daten-Backup abgeschlossen: Stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle Backups der ursprünglichen Kundendaten und des neuen Systems nach dem Import haben. Sie sollten mehrere sichere Kopien der Kundendatei besitzen (Roh-Export und bereinigte Version). Wenn Sie die Daten bereits in ein Staging- oder Live-System importiert haben, sichern Sie diese Datenbank oder exportieren Sie den importierten Zustand über die Plattformfunktionen.
2. Datenbereinigung und Duplikatprüfung abgeschlossen: Vergewissern Sie sich, dass alle Bereinigungsschritte auf dem importierten Datensatz durchgeführt wurden. Keine kritischen Fehler wie offensichtliche Tippfehler oder doppelte Konten dürfen vorhanden sein. Dies ist ein letzter Check, dass die migrierten Daten die bereinigte Version sind.
3. Feldzuordnung überprüft: Vergleichen Sie Ihr Mapping-Dokument mit dem finalen Import. Alle vorgesehenen Felder sollten korrekt übertragen worden sein. Falls Felder weggelassen wurden, sollte das bewusst geschehen sein (z. B. Faxnummern nicht übernommen). Falls z. B. das Feld „Kunde seit“ importiert werden sollte, aber vergessen wurde, prüfen Sie, ob ein nachträglicher Import notwendig ist.
4. Passwort- und Zugriffstrategie festgelegt: Wenn Passwörter zurückgesetzt werden, stellen Sie sicher, dass der Mechanismus bereit ist (z. B. E-Mails vorbereitet oder Hinweis auf der Login-Seite). Wenn Passwort-Hashes erfolgreich migriert wurden, testen Sie Logins mit bekannten Zugangsdaten (z. B. Testkonten), um die Funktion zu bestätigen.
5. Einwilligungen und DSGVO-Daten vorhanden: Prüfen Sie bei einigen Kunden, ob der Newsletter-Status korrekt ist. Wenn Sie Einwilligungsprotokolle oder Zeitstempel haben, stellen Sie sicher, dass diese gespeichert oder archiviert wurden. Seien Sie in der Lage, Datenschutzkonformität nachzuweisen – z. B. wer hat zugestimmt oder abgelehnt.
6. Kundensegmente oder Gruppen zugewiesen: Wenn Sie Kundengruppen oder Tags (z. B. VIP, Großhandel) erstellt haben, prüfen Sie, ob diese korrekt zugewiesen wurden. Wenn dies erst nach dem Go-Live geplant ist, notieren Sie es als Aufgabe nach dem Launch. Dokumentieren Sie manuelle Schritte, falls Segmentierung nicht Teil des Imports war.
7. Testimport in Staging oder als Trockentest abgeschlossen: Idealerweise wurde ein Testlauf durchgeführt. Wenn letzte Änderungen an Daten oder Mapping gemacht wurden, testen Sie diese erneut an einem Teilimport. Vergewissern Sie sich, dass die finale Datei für den Live-Import auch die getestete ist.
8. Systemumgebung vorbereitet: Stellen Sie sicher, dass die Shopware-Umgebung (oder Zielplattform) einsatzbereit ist – z. B. benötigte Plugins installiert (Import/Export, Migration Assistant usw.), Konfigurationen korrekt (Kundengruppe vorhanden, Anreden angelegt usw.). Achten Sie auf mögliche Konflikte: Wenn z. B. bereits Kunden im System sind (Admin- oder Testkonten), prüfen Sie, ob der Import sie überschreibt oder überspringt. Entfernen Sie ggf. Testdaten vor dem finalen Import.
9. Go-Live-Plan vorhanden: Planen Sie das Timing. Der Import der Kundendaten ist meist nur ein Teil des gesamten Launchs. Koordinieren Sie ihn mit dem Import von Produkten, Bestellungen usw. In der Regel wird ein Großteil der Daten im Voraus importiert und kurz vor dem Livegang ein Delta (neue Kunden/Bestellungen während der Übergangszeit). Planen Sie ggf. ein Wartungsfenster. Kommunizieren Sie mit den Nutzern bei etwaiger Downtime. Auch DNS-Änderungen oder Domain-Weiterleitungen (falls notwendig) sollten vorbereitet sein, damit Kunden nahtlos auf der neuen Seite landen.
10. Support und Kommunikation bereit: Bereiten Sie das Support-Team mit FAQs oder einem Skript für häufige Fragen vor (z. B. „Ich kann mich nicht einloggen“ – Antwort: „Bitte setzen Sie Ihr Passwort über den Link zurück…“). Bei vielen Kunden kann ein temporärer Support-Mailkontakt oder eine Hotline für das Launch-Wochenende sinnvoll sein. Entwerfen Sie eine E-Mail oder Ankündigung für Kunden über die neue Plattform und mögliche notwendige Schritte (oft kombiniert mit Marketing – „Willkommen in unserem neuen, verbesserten Shop!“). Das bereitet den reibungslosen Übergang vor.

Wenn alles auf der Checkliste abgehakt ist, sind Sie bereit für den Go-Live. Schalten Sie live und überwachen Sie alles aufmerksam. Mit gut vorbereiteten Daten sollten sich Ihre Kunden problemlos einloggen und ihre Informationen vorfinden. Halten Sie das Team für die ersten Tage in Bereitschaft, um unerwartete Probleme schnell zu beheben (z. B. wenn ein paar Konten nicht korrekt migriert wurden – das kommt vor).

Mit dieser Anleitung und der Checkliste haben Sie die Erfolgschancen für eine gelungene E-Commerce-Plattformmigration deutlich erhöht. Ihre Kundendaten sind sauber, strukturiert und sicher nach Shopware (oder eine andere Plattform) übertragen worden. So können Sie sich auf Ihre Kunden konzentrieren und die neuen Funktionen Ihrer Plattform nutzen – statt Datenprobleme zu beheben. Viel Erfolg bei Ihrer Migration und viel Freude mit Ihrem modernen, gut organisierten System!